Рахунок на оплату для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб — це документ-пропозиція: він фіксує, за що і скільки платить замовник, і стає підставою для переказу за IBAN. Для сфери «Логістика та вантажні перевезення» важливо, щоб у рахунку збігалися назва позиції (наприклад, «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс») і формулювання в акті чи накладній — так бухгалтерія контрагента проведе оплату без уточнень, а банк не поверне платіж через розбіжність у призначенні.
Що має містити рахунок для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб
Мінімальний склад рахунка для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб: номер і дата, повні реквізити постачальника (назва, ЄДРПОУ або РНОКПП, IBAN та банк), назва платника, таблиця позицій з одиницею виміру, кількістю, ціною і сумою, підсумок «Всього до сплати», сума прописом і термін оплати. Якщо постачальник — платник ПДВ, окремим рядком іде сума податку. Для позиції «Кілометраж понад маршрут, км» вкажіть одиницю виміру так само, як вона потім з'явиться у первинному документі.
Як влаштований документообіг у сфері «Логістика та вантажні перевезення»
Перевізник рахує рейси, кілометри й години простою, а замовник хоче бачити один документ на маршрут із ТТН у додатку. Експедитори працюють як посередники: їхня винагорода — окремий рядок, а вартість перевезення часто перевиставляється. Оплата зазвичай з відтермінуванням 7–30 днів, тому важливі термін оплати в рахунку, автоматичні нагадування і швидка звірка, коли рейсів десятки на місяць.
ПДВ і система оподаткування
Дрібні перевізники — ФОП 3 групи без ПДВ або з ПДВ 3%+ПДВ; транспортні компанії — ТОВ з ПДВ 20%. Міжнародні перевезення оподатковуються ПДВ за ставкою 0% (ПКУ п. 195.1.3) за наявності міжнародної ТТН (CMR). Експедиторська винагорода і вартість перевезення — різні об'єкти оподаткування, тож у рахунку їх показують окремо.
Типові позиції для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс | послуга | 1 | 14 000,00 | 14 000,00 |
| Кілометраж понад маршрут, км | км | 120 | 28,00 | 3 360,00 |
| Простій під навантаженням, година | год | 3 | 350,00 | 1 050,00 |
| Експедиторська винагорода | послуга | 1 | 1 500,00 | 1 500,00 |
| Разом | 19 910,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Рахунок перевізника: маршрут, дата рейсу, номер ТТН у позиції, окремо кілометраж і простій.
- Вказуйте маршрут, дату рейсу і номер ТТН/CMR у назві позиції — замовник звірятиме саме за ними.
- Ставте термін оплати в рахунку і вмикайте нагадування за 3 дні до нього та в день прострочення.
- Експедиторську винагороду виставляйте окремим рядком від вартості перевезення.
Як створити рахунок за 3 кроки
- 1
Заповніть реквізити
Вкажіть дані постачальника і платника. Для для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб достатньо ЄДРПОУ/РНОКПП, IBAN і назви — решта підтягнеться автоматично при реєстрації в Platix.
- 2
Додайте позиції
Опишіть послуги чи товари для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб так, як їх називає замовник (наприклад, «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс»), проставте кількість і ціну — сума й ПДВ порахуються самі.
- 3
Надішліть або завантажте PDF
Отримайте готовий рахунок для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб у PDF або створіть платіжне посилання з QR-кодом: платник відкриє його у банківському застосунку і оплатить за реквізитами без комісії за транзакцію.
Часті запитання
Як оформити рахунок за перевезення з простоєм і додатковим кілометражем?+
Три рядки: базовий рейс за маршрутом, кілометраж понад маршрут (км × тариф) і простій (години × тариф). У примітках — номер ТТН і дата рейсу. Акт створюється з рахунка з тими самими рядками.
Яка ставка ПДВ на міжнародні перевезення?+
0% за ПКУ п. 195.1.3 на всій протяжності маршруту, якщо є єдиний міжнародний перевізний документ (CMR). Внутрішні перевезення платника ПДВ оподатковуються 20%.
Як контролювати оплати від десятків замовників з відтермінуванням?+
Дашборд «До отримання» показує суму й кількість прострочених рахунків; нагадування платникам надсилаються за розкладом. Раз на місяць надсилайте акт звірки великим замовникам — це прискорює оплату.
Чи потрібен рахунок, якщо клієнт платить одразу?+
Рахунок не є первинним документом, але саме він фіксує домовленість про ціну і призначення платежу. Для для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб він також спрощує звірку: оплата з призначенням «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс» одразу зіставляється з потрібним документом.
Скільки часу діє рахунок на оплату?+
Стільки, скільки вказано у полі «Термін оплати». Якщо термін не зазначено, рахунок для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб вважається чинним, поки постачальник не відкликав ціну. Після терміну краще виставити новий документ (наприклад, на «Кілометраж понад маршрут, км» за новою ціною), щоб не було суперечок щодо суми.
Нормативна база: Закон №996-XIV «Про бухгалтерський облік…»; ПКУ ст. 187 (дата виникнення податкових зобов'язань). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.