Акт виконаних робіт (наданих послуг) для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб підтверджує, що робота завершена і прийнята замовником. Для сфери «Логістика та вантажні перевезення» це головний документ для визнання доходу і витрат: саме дата акта, а не рахунка, визначає період, у якому послуга «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс» потрапляє в облік обох сторін.
Що має містити акт для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб
Акт для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб має містити назву документа, дату складання, назви сторін, перелік виконаних робіт із обсягом і вартістю, загальну суму, посади і підписи відповідальних осіб. З 1 квітня 2026 року за Законом №4791-IX для більшості послуг підпис замовника не є обов'язковим — достатньо підпису виконавця, якщо договір не вимагає іншого. Виняток — підряд у будівництві, публічні кошти та оренда державного майна. Рядок «Кілометраж понад маршрут, км» в акті має відповідати позиції рахунка один в один.
Як влаштований документообіг у сфері «Логістика та вантажні перевезення»
Перевізник рахує рейси, кілометри й години простою, а замовник хоче бачити один документ на маршрут із ТТН у додатку. Експедитори працюють як посередники: їхня винагорода — окремий рядок, а вартість перевезення часто перевиставляється. Оплата зазвичай з відтермінуванням 7–30 днів, тому важливі термін оплати в рахунку, автоматичні нагадування і швидка звірка, коли рейсів десятки на місяць.
ПДВ і система оподаткування
Дрібні перевізники — ФОП 3 групи без ПДВ або з ПДВ 3%+ПДВ; транспортні компанії — ТОВ з ПДВ 20%. Міжнародні перевезення оподатковуються ПДВ за ставкою 0% (ПКУ п. 195.1.3) за наявності міжнародної ТТН (CMR). Експедиторська винагорода і вартість перевезення — різні об'єкти оподаткування, тож у рахунку їх показують окремо.
Типові позиції для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс | послуга | 1 | 14 000,00 | 14 000,00 |
| Кілометраж понад маршрут, км | км | 120 | 28,00 | 3 360,00 |
| Простій під навантаженням, година | год | 3 | 350,00 | 1 050,00 |
| Експедиторська винагорода | послуга | 1 | 1 500,00 | 1 500,00 |
| Разом | 19 910,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Акт про надання транспортних послуг за рейс або за місяць із переліком маршрутів; ТТН — додаток.
- Вказуйте маршрут, дату рейсу і номер ТТН/CMR у назві позиції — замовник звірятиме саме за ними.
- Ставте термін оплати в рахунку і вмикайте нагадування за 3 дні до нього та в день прострочення.
- Експедиторську винагороду виставляйте окремим рядком від вартості перевезення.
Як створити акт за 3 кроки
- 1
Оберіть рахунок або почніть з нуля
Акт для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб можна створити на основі вже виставленого рахунка — позиції на кшталт «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс» скопіюються автоматично — або заповнити вручну.
- 2
Перевірте дату і підписанта
Дата акта — це дата фактичного завершення послуг для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб. Вкажіть, хто підписує з боку виконавця; поле підпису замовника додайте лише за потреби.
- 3
Завантажте PDF або надішліть
Готовий акт для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб зберігається у PDF із зафіксованим шаблоном; його можна надіслати контрагенту разом із рахунком одним листом або дати доступ у клієнтському кабінеті.
Часті запитання
Як оформити рахунок за перевезення з простоєм і додатковим кілометражем?+
Три рядки: базовий рейс за маршрутом, кілометраж понад маршрут (км × тариф) і простій (години × тариф). У примітках — номер ТТН і дата рейсу. Акт створюється з рахунка з тими самими рядками.
Яка ставка ПДВ на міжнародні перевезення?+
0% за ПКУ п. 195.1.3 на всій протяжності маршруту, якщо є єдиний міжнародний перевізний документ (CMR). Внутрішні перевезення платника ПДВ оподатковуються 20%.
Як контролювати оплати від десятків замовників з відтермінуванням?+
Дашборд «До отримання» показує суму й кількість прострочених рахунків; нагадування платникам надсилаються за розкладом. Раз на місяць надсилайте акт звірки великим замовникам — це прискорює оплату.
Чи потрібен підпис замовника на акті для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб?+
Після Закону №4791-IX (діє з 01.04.2026) — у загальному випадку ні: акт для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб вважається дійсним із підписом виконавця, якщо договір не передбачає двостороннього підписання. Для будівельного підряду, публічних закупівель і оренди держмайна двосторонній підпис лишається обов'язковим.
Що робити, якщо замовник не підписує акт?+
Надішліть акт у спосіб, передбачений договором, і зафіксуйте дату відправлення. Для послуг у сфері «Логістика та вантажні перевезення» відсутність мотивованої відмови у визначений строк зазвичай означає прийняття робіт — пропишіть це у договорі заздалегідь.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; Закон №4791-IX від 24.02.2026 (спрощена форма акта); ЦКУ ст. 901–907 (договір про надання послуг). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.