Акт виконаних робіт (наданих послуг) для IT-компаній, студій і фрилансерів підтверджує, що робота завершена і прийнята замовником. Для сфери «IT-послуги» це головний документ для визнання доходу і витрат: саме дата акта, а не рахунка, визначає період, у якому послуга «Розробка функціоналу (backend), година» потрапляє в облік обох сторін.
Що має містити акт для IT-компаній, студій і фрилансерів
Акт для IT-компаній, студій і фрилансерів має містити назву документа, дату складання, назви сторін, перелік виконаних робіт із обсягом і вартістю, загальну суму, посади і підписи відповідальних осіб. З 1 квітня 2026 року за Законом №4791-IX для більшості послуг підпис замовника не є обов'язковим — достатньо підпису виконавця, якщо договір не вимагає іншого. Виняток — підряд у будівництві, публічні кошти та оренда державного майна. Рядок «Технічна підтримка вебсайту, місяць» в акті має відповідати позиції рахунка один в один.
Як влаштований документообіг у сфері «IT-послуги»
В IT оплата зазвичай іде за годинами або спринтами, а замовник часто закордонний або працює через аутсорс-компанію. Тому в документах важливі дві речі: точне формулювання результату (не «розробка», а «розробка модуля авторизації, 40 годин») і збіг назв позицій у рахунку, акті та таймшиті. Розробники-ФОП 3 групи виставляють рахунки без ПДВ, а студії-ТОВ — з ПДВ; якщо замовник у ЄС, потрібен двомовний рахунок із SWIFT-реквізитами.
ПДВ і система оподаткування
Більшість айтівців — ФОП 3 групи на 5% без ПДВ, тому рахунок містить лише загальну суму. Софтверні ТОВ на загальній системі виділяють ПДВ 20%; при експорті послуг нерезиденту місце постачання визначається за ПКУ ст. 186.3 і ПДВ здебільшого не виникає, але рахунок в іноземній валюті має містити банк-кореспондент і SWIFT.
Типові позиції для IT-компаній, студій і фрилансерів
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Розробка функціоналу (backend), година | год | 40 | 1 200,00 | 48 000,00 |
| Технічна підтримка вебсайту, місяць | міс | 1 | 6 000,00 | 6 000,00 |
| Хостинг та домен (адміністрування), рік | послуга | 1 | 4 800,00 | 4 800,00 |
| Консультація з архітектури, година | год | 4 | 2 000,00 | 8 000,00 |
| Разом | 66 800,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Для акта за спринт перелічіть виконані задачі або додайте посилання на релізні нотатки — це і є «обсяг послуг».
- Зазначайте період надання послуг у назві позиції («за вересень 2026») — це знімає питання бухгалтера замовника, до якого місяця віднести витрати.
- Для погодинної роботи додайте посилання на таймшит або короткий опис задач у примітках до рахунка.
- Валютні рахунки для іноземних клієнтів робіть двомовними: український для банку і податкової, англійський для замовника.
Як створити акт за 3 кроки
- 1
Оберіть рахунок або почніть з нуля
Акт для IT-компаній, студій і фрилансерів можна створити на основі вже виставленого рахунка — позиції на кшталт «Розробка функціоналу (backend), година» скопіюються автоматично — або заповнити вручну.
- 2
Перевірте дату і підписанта
Дата акта — це дата фактичного завершення послуг для IT-компаній, студій і фрилансерів. Вкажіть, хто підписує з боку виконавця; поле підпису замовника додайте лише за потреби.
- 3
Завантажте PDF або надішліть
Готовий акт для IT-компаній, студій і фрилансерів зберігається у PDF із зафіксованим шаблоном; його можна надіслати контрагенту разом із рахунком одним листом або дати доступ у клієнтському кабінеті.
Часті запитання
Як виставити рахунок іноземному замовнику за розробку?+
Використайте двомовний шаблон USD/EUR з IBAN у валюті, SWIFT-кодом банку і банком-кореспондентом. Сума вказується у валюті договору, ПДВ не нараховується, якщо місце постачання за межами України (ПКУ ст. 186.3).
Чи потрібен акт до кожного рахунка за підтримку?+
Так, для визнання доходу і закриття періоду. Для щомісячної підтримки зручно робити регулярний рахунок і акт з однаковим формулюванням («Технічна підтримка вебсайту, вересень 2026»).
Що писати у призначенні платежу за IT-послуги?+
Номер рахунка та стислу назву послуги: «Оплата за рахунком INV-2026-000123, розробка ПЗ». Platix додає у платіжне посилання короткий код, за яким оплата автоматично зіставляється з рахунком.
Чи потрібен підпис замовника на акті для IT-компаній, студій і фрилансерів?+
Після Закону №4791-IX (діє з 01.04.2026) — у загальному випадку ні: акт для IT-компаній, студій і фрилансерів вважається дійсним із підписом виконавця, якщо договір не передбачає двостороннього підписання. Для будівельного підряду, публічних закупівель і оренди держмайна двосторонній підпис лишається обов'язковим.
Що робити, якщо замовник не підписує акт?+
Надішліть акт у спосіб, передбачений договором, і зафіксуйте дату відправлення. Для послуг у сфері «IT-послуги» відсутність мотивованої відмови у визначений строк зазвичай означає прийняття робіт — пропишіть це у договорі заздалегідь.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; Закон №4791-IX від 24.02.2026 (спрощена форма акта); ЦКУ ст. 901–907 (договір про надання послуг). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.