Видаткова накладна для IT-компаній, студій і фрилансерів оформлює передачу товару від продавця покупцю і є первинним документом для обох сторін. У сфері «IT-послуги» накладна часто йде у парі з рахунком і доставкою, тому важливо, щоб номенклатура («Розробка функціоналу (backend), година»), кількість і одиниці виміру збігалися з тим, що фізично відвантажено.
Що має містити накладна для IT-компаній, студій і фрилансерів
Обов'язкові реквізити накладної для IT-компаній, студій і фрилансерів: номер і дата, назви та коди сторін, підстава (договір або рахунок), таблиця товарів з кодом чи артикулом, одиницею виміру, кількістю, ціною без ПДВ, сумою ПДВ і загальною вартістю, а також підписи «Відпустив» і «Отримав». Для товарів з держреєстрів корисно вказати код УКТ ЗЕД або ДКПП — Platix підставляє його з картки товару, наприклад для позиції «Технічна підтримка вебсайту, місяць».
Як влаштований документообіг у сфері «IT-послуги»
В IT оплата зазвичай іде за годинами або спринтами, а замовник часто закордонний або працює через аутсорс-компанію. Тому в документах важливі дві речі: точне формулювання результату (не «розробка», а «розробка модуля авторизації, 40 годин») і збіг назв позицій у рахунку, акті та таймшиті. Розробники-ФОП 3 групи виставляють рахунки без ПДВ, а студії-ТОВ — з ПДВ; якщо замовник у ЄС, потрібен двомовний рахунок із SWIFT-реквізитами.
ПДВ і система оподаткування
Більшість айтівців — ФОП 3 групи на 5% без ПДВ, тому рахунок містить лише загальну суму. Софтверні ТОВ на загальній системі виділяють ПДВ 20%; при експорті послуг нерезиденту місце постачання визначається за ПКУ ст. 186.3 і ПДВ здебільшого не виникає, але рахунок в іноземній валюті має містити банк-кореспондент і SWIFT.
Типові позиції для IT-компаній, студій і фрилансерів
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Розробка функціоналу (backend), година | год | 40 | 1 200,00 | 48 000,00 |
| Технічна підтримка вебсайту, місяць | міс | 1 | 6 000,00 | 6 000,00 |
| Хостинг та домен (адміністрування), рік | послуга | 1 | 4 800,00 | 4 800,00 |
| Консультація з архітектури, година | год | 4 | 2 000,00 | 8 000,00 |
| Разом | 66 800,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Накладна в IT потрібна лише при передачі обладнання чи ліцензійних носіїв; для сервісів достатньо акта.
- Зазначайте період надання послуг у назві позиції («за вересень 2026») — це знімає питання бухгалтера замовника, до якого місяця віднести витрати.
- Для погодинної роботи додайте посилання на таймшит або короткий опис задач у примітках до рахунка.
- Валютні рахунки для іноземних клієнтів робіть двомовними: український для банку і податкової, англійський для замовника.
Як створити накладна за 3 кроки
- 1
Створіть накладну з рахунка
Відкрийте виставлений рахунок для IT-компаній, студій і фрилансерів і натисніть «Створити накладну» — позиції на кшталт «Розробка функціоналу (backend), година» і реквізити сторін перенесуться автоматично.
- 2
Уточніть кількість і підставу
Якщо відвантажено частину замовлення, змініть кількість — накладна для IT-компаній, студій і фрилансерів може покривати частину рахунка. Вкажіть номер договору або рахунка як підставу.
- 3
Роздрукуйте або надішліть PDF
Накладна для IT-компаній, студій і фрилансерів друкується у два примірники з полями підписів або надсилається у PDF; підписаний скан можна прикріпити до документа в кабінеті.
Часті запитання
Як виставити рахунок іноземному замовнику за розробку?+
Використайте двомовний шаблон USD/EUR з IBAN у валюті, SWIFT-кодом банку і банком-кореспондентом. Сума вказується у валюті договору, ПДВ не нараховується, якщо місце постачання за межами України (ПКУ ст. 186.3).
Чи потрібен акт до кожного рахунка за підтримку?+
Так, для визнання доходу і закриття періоду. Для щомісячної підтримки зручно робити регулярний рахунок і акт з однаковим формулюванням («Технічна підтримка вебсайту, вересень 2026»).
Що писати у призначенні платежу за IT-послуги?+
Номер рахунка та стислу назву послуги: «Оплата за рахунком INV-2026-000123, розробка ПЗ». Platix додає у платіжне посилання короткий код, за яким оплата автоматично зіставляється з рахунком.
Чим накладна відрізняється від акта для IT-компаній, студій і фрилансерів?+
Накладна підтверджує передачу товару (матеріальних цінностей), акт — надання послуг чи виконання робіт. Якщо угода для IT-компаній, студій і фрилансерів змішана — наприклад, «Розробка функціоналу (backend), година» плюс монтаж чи супровід — зазвичай оформлюють оба документи або один акт із товарними позиціями, залежно від договору.
Чи потрібна довіреність на отримання товару?+
Типова форма М-2 більше не обов'язкова: повноваження отримувача підтверджуються договором, довіреністю у вільній формі або підписом посадової особи. Для сфери «IT-послуги» радимо вказувати ПІБ і посаду отримувача прямо в накладній.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; ПКУ ст. 201 (податкова накладна); Наказ Мінфіну №88 (первинні документи). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.