Видаткова накладна для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів оформлює передачу товару від продавця покупцю і є первинним документом для обох сторін. У сфері «Освіта та курси» накладна часто йде у парі з рахунком і доставкою, тому важливо, щоб номенклатура («Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять»), кількість і одиниці виміру збігалися з тим, що фізично відвантажено.
Що має містити накладна для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів
Обов'язкові реквізити накладної для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів: номер і дата, назви та коди сторін, підстава (договір або рахунок), таблиця товарів з кодом чи артикулом, одиницею виміру, кількістю, ціною без ПДВ, сумою ПДВ і загальною вартістю, а також підписи «Відпустив» і «Отримав». Для товарів з держреєстрів корисно вказати код УКТ ЗЕД або ДКПП — Platix підставляє його з картки товару, наприклад для позиції «Індивідуальне заняття, година».
Як влаштований документообіг у сфері «Освіта та курси»
Освітні проекти продають курси і заняття переважно фізичним особам: багато дрібних платежів, передоплата за модуль або пакет занять, часті повернення при відмові. Тут рахунок працює радше як зручне платіжне посилання з QR-кодом, ніж як бухгалтерський документ, — але для корпоративного навчання компанії просять повний пакет: договір, рахунок і акт на юрособу. Важливо тримати обидва потоки в одній системі й розрізняти їх за контрагентом.
ПДВ і система оподаткування
Освітні послуги від ФОП 3 групи ідуть без ПДВ; ліцензовані навчальні заклади мають пільгу з ПДВ за ПКУ пп. 197.1.2, а комерційні онлайн-курси без ліцензії оподатковуються на загальних підставах, якщо школа — платник ПДВ. Для оплат від фізосіб акт формально не потрібен, але він допомагає закрити період і врегулювати повернення.
Типові позиції для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять | послуга | 1 | 4 800,00 | 4 800,00 |
| Індивідуальне заняття, година | год | 4 | 700,00 | 2 800,00 |
| Корпоративний тренінг для команди, день | доба | 2 | 15 000,00 | 30 000,00 |
| Доступ до відеоуроків, місяць | міс | 3 | 900,00 | 2 700,00 |
| Разом | 40 300,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Накладна в освіті потрібна лише для друкованих матеріалів чи обладнання, що передаються учням.
- Для приватних учнів надсилайте платіжне посилання з QR — оплата у банківському застосунку за 30 секунд без введення реквізитів.
- Для корпоративних клієнтів заведіть окремий шаблон рахунка з договором і актом — їхня бухгалтерія просить повний комплект.
- При передоплаті за модуль вказуйте в рахунку кількість занять — це база для повернення частини суми при відмові.
Як створити накладна за 3 кроки
- 1
Створіть накладну з рахунка
Відкрийте виставлений рахунок для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів і натисніть «Створити накладну» — позиції на кшталт «Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять» і реквізити сторін перенесуться автоматично.
- 2
Уточніть кількість і підставу
Якщо відвантажено частину замовлення, змініть кількість — накладна для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів може покривати частину рахунка. Вкажіть номер договору або рахунка як підставу.
- 3
Роздрукуйте або надішліть PDF
Накладна для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів друкується у два примірники з полями підписів або надсилається у PDF; підписаний скан можна прикріпити до документа в кабінеті.
Часті запитання
Як приймати оплату за курси від фізичних осіб без еквайрингу?+
Виставте рахунок і надішліть платіжне посилання: учень відкриє його, відсканує QR або натисне кнопку свого банку та переведе гроші на ваш IBAN без комісії за транзакцію. Статус оплати оновиться автоматично при підключеному банку.
Чи потрібен акт за онлайн-курс?+
Для фізичних осіб — ні, достатньо оферти на сайті і факту оплати. Для компаній, які оплачують навчання співробітників, акт обов'язковий для визнання витрат; його зручно робити з рахунка одним кліком.
Як оформити повернення за невикористані заняття?+
Зафіксуйте в рахунку кількість занять і ціну за одне; повернення розраховується пропорційно. Оригінальний рахунок скасовують або відображають частковою оплатою, а повернення проводять банківським переказом з посиланням на номер документа.
Чим накладна відрізняється від акта для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів?+
Накладна підтверджує передачу товару (матеріальних цінностей), акт — надання послуг чи виконання робіт. Якщо угода для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів змішана — наприклад, «Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять» плюс монтаж чи супровід — зазвичай оформлюють оба документи або один акт із товарними позиціями, залежно від договору.
Чи потрібна довіреність на отримання товару?+
Типова форма М-2 більше не обов'язкова: повноваження отримувача підтверджуються договором, довіреністю у вільній формі або підписом посадової особи. Для сфери «Освіта та курси» радимо вказувати ПІБ і посаду отримувача прямо в накладній.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; ПКУ ст. 201 (податкова накладна); Наказ Мінфіну №88 (первинні документи). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.