Рахунок на оплату для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів — це документ-пропозиція: він фіксує, за що і скільки платить замовник, і стає підставою для переказу за IBAN. Для сфери «Освіта та курси» важливо, щоб у рахунку збігалися назва позиції (наприклад, «Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять») і формулювання в акті чи накладній — так бухгалтерія контрагента проведе оплату без уточнень, а банк не поверне платіж через розбіжність у призначенні.
Що має містити рахунок для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів
Мінімальний склад рахунка для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів: номер і дата, повні реквізити постачальника (назва, ЄДРПОУ або РНОКПП, IBAN та банк), назва платника, таблиця позицій з одиницею виміру, кількістю, ціною і сумою, підсумок «Всього до сплати», сума прописом і термін оплати. Якщо постачальник — платник ПДВ, окремим рядком іде сума податку. Для позиції «Індивідуальне заняття, година» вкажіть одиницю виміру так само, як вона потім з'явиться у первинному документі.
Як влаштований документообіг у сфері «Освіта та курси»
Освітні проекти продають курси і заняття переважно фізичним особам: багато дрібних платежів, передоплата за модуль або пакет занять, часті повернення при відмові. Тут рахунок працює радше як зручне платіжне посилання з QR-кодом, ніж як бухгалтерський документ, — але для корпоративного навчання компанії просять повний пакет: договір, рахунок і акт на юрособу. Важливо тримати обидва потоки в одній системі й розрізняти їх за контрагентом.
ПДВ і система оподаткування
Освітні послуги від ФОП 3 групи ідуть без ПДВ; ліцензовані навчальні заклади мають пільгу з ПДВ за ПКУ пп. 197.1.2, а комерційні онлайн-курси без ліцензії оподатковуються на загальних підставах, якщо школа — платник ПДВ. Для оплат від фізосіб акт формально не потрібен, але він допомагає закрити період і врегулювати повернення.
Типові позиції для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять | послуга | 1 | 4 800,00 | 4 800,00 |
| Індивідуальне заняття, година | год | 4 | 700,00 | 2 800,00 |
| Корпоративний тренінг для команди, день | доба | 2 | 15 000,00 | 30 000,00 |
| Доступ до відеоуроків, місяць | міс | 3 | 900,00 | 2 700,00 |
| Разом | 40 300,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- У рахунку за навчання вказуйте назву курсу, кількість занять і період доступу — це прозоро для учня та підстава для повернень.
- Для приватних учнів надсилайте платіжне посилання з QR — оплата у банківському застосунку за 30 секунд без введення реквізитів.
- Для корпоративних клієнтів заведіть окремий шаблон рахунка з договором і актом — їхня бухгалтерія просить повний комплект.
- При передоплаті за модуль вказуйте в рахунку кількість занять — це база для повернення частини суми при відмові.
Як створити рахунок за 3 кроки
- 1
Заповніть реквізити
Вкажіть дані постачальника і платника. Для для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів достатньо ЄДРПОУ/РНОКПП, IBAN і назви — решта підтягнеться автоматично при реєстрації в Platix.
- 2
Додайте позиції
Опишіть послуги чи товари для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів так, як їх називає замовник (наприклад, «Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять»), проставте кількість і ціну — сума й ПДВ порахуються самі.
- 3
Надішліть або завантажте PDF
Отримайте готовий рахунок для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів у PDF або створіть платіжне посилання з QR-кодом: платник відкриє його у банківському застосунку і оплатить за реквізитами без комісії за транзакцію.
Часті запитання
Як приймати оплату за курси від фізичних осіб без еквайрингу?+
Виставте рахунок і надішліть платіжне посилання: учень відкриє його, відсканує QR або натисне кнопку свого банку та переведе гроші на ваш IBAN без комісії за транзакцію. Статус оплати оновиться автоматично при підключеному банку.
Чи потрібен акт за онлайн-курс?+
Для фізичних осіб — ні, достатньо оферти на сайті і факту оплати. Для компаній, які оплачують навчання співробітників, акт обов'язковий для визнання витрат; його зручно робити з рахунка одним кліком.
Як оформити повернення за невикористані заняття?+
Зафіксуйте в рахунку кількість занять і ціну за одне; повернення розраховується пропорційно. Оригінальний рахунок скасовують або відображають частковою оплатою, а повернення проводять банківським переказом з посиланням на номер документа.
Чи потрібен рахунок, якщо клієнт платить одразу?+
Рахунок не є первинним документом, але саме він фіксує домовленість про ціну і призначення платежу. Для для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів він також спрощує звірку: оплата з призначенням «Курс «Англійська для роботи», модуль 8 занять» одразу зіставляється з потрібним документом.
Скільки часу діє рахунок на оплату?+
Стільки, скільки вказано у полі «Термін оплати». Якщо термін не зазначено, рахунок для онлайн-шкіл, репетиторів і тренінгових центрів вважається чинним, поки постачальник не відкликав ціну. Після терміну краще виставити новий документ (наприклад, на «Індивідуальне заняття, година» за новою ціною), щоб не було суперечок щодо суми.
Нормативна база: Закон №996-XIV «Про бухгалтерський облік…»; ПКУ ст. 187 (дата виникнення податкових зобов'язань). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.