Видаткова накладна для орендодавців приміщень, техніки та обладнання оформлює передачу товару від продавця покупцю і є первинним документом для обох сторін. У сфері «Оренда приміщень та обладнання» накладна часто йде у парі з рахунком і доставкою, тому важливо, щоб номенклатура («Оренда офісного приміщення 45 м², місяць»), кількість і одиниці виміру збігалися з тим, що фізично відвантажено.
Що має містити накладна для орендодавців приміщень, техніки та обладнання
Обов'язкові реквізити накладної для орендодавців приміщень, техніки та обладнання: номер і дата, назви та коди сторін, підстава (договір або рахунок), таблиця товарів з кодом чи артикулом, одиницею виміру, кількістю, ціною без ПДВ, сумою ПДВ і загальною вартістю, а також підписи «Відпустив» і «Отримав». Для товарів з держреєстрів корисно вказати код УКТ ЗЕД або ДКПП — Platix підставляє його з картки товару, наприклад для позиції «Відшкодування комунальних послуг за місяць».
Як влаштований документообіг у сфері «Оренда приміщень та обладнання»
Оренда — це щомісячні платежі з фіксованою сумою, до яких додаються змінні комунальні витрати або оплата за понаднормове використання техніки. Орендодавцю важливо, щоб кожен місяць закривався документом, а прострочення було видно одразу: заборгованість за оренду накопичується непомітно. Для приміщень акт зазвичай підписують щомісяця або щокварталу; для оренди техніки — за фактом повернення з фіксацією стану.
ПДВ і система оподаткування
Орендодавці-ФОП 2–3 групи не виділяють ПДВ, але мають ліміт площі для здачі в оренду на єдиному податку (ПКУ п. 291.5.3). ТОВ на загальній системі нараховує ПДВ 20% на оренду; відшкодування комунальних послуг оподатковується залежно від того, включене воно у ціну оренди чи компенсується окремо. Дата акта за оренду — останній день місяця користування.
Типові позиції для орендодавців приміщень, техніки та обладнання
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Оренда офісного приміщення 45 м², місяць | міс | 1 | 18 000,00 | 18 000,00 |
| Відшкодування комунальних послуг за місяць | послуга | 1 | 3 200,00 | 3 200,00 |
| Оренда будівельного обладнання, доба | доба | 5 | 900,00 | 4 500,00 |
| Оренда переговорної кімнати, година | год | 6 | 400,00 | 2 400,00 |
| Разом | 28 100,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Накладна в оренді потрібна лише при продажу обладнання після оренди або передачі витратних матеріалів.
- Виставляйте рахунок за оренду наперед (до 5 числа) і вмикайте автоматичні нагадування — орендна заборгованість найчастіше виникає через забудькуватість, а не відмову платити.
- Комунальні витрати виставляйте окремим рахунком або рядком — так орендар бачить, що фіксована частина не змінилась.
- Для оренди техніки додавайте в акт стан обладнання при поверненні — це підстава для утримання з застави.
Як створити накладна за 3 кроки
- 1
Створіть накладну з рахунка
Відкрийте виставлений рахунок для орендодавців приміщень, техніки та обладнання і натисніть «Створити накладну» — позиції на кшталт «Оренда офісного приміщення 45 м², місяць» і реквізити сторін перенесуться автоматично.
- 2
Уточніть кількість і підставу
Якщо відвантажено частину замовлення, змініть кількість — накладна для орендодавців приміщень, техніки та обладнання може покривати частину рахунка. Вкажіть номер договору або рахунка як підставу.
- 3
Роздрукуйте або надішліть PDF
Накладна для орендодавців приміщень, техніки та обладнання друкується у два примірники з полями підписів або надсилається у PDF; підписаний скан можна прикріпити до документа в кабінеті.
Часті запитання
Чи потрібен акт за оренду приміщення щомісяця?+
Для визнання витрат орендарем і доходу орендодавцем — так; на практиці сторони домовляються про щомісячний або щоквартальний акт у договорі. Регулярний рахунок і акт з однаковою назвою «Оренда за {місяць}» роблять цей процес автоматичним.
Як враховувати часткову оплату оренди?+
Рахунок отримує статус «Частково оплачено» із залишком; нагадування надсилаються саме на суму залишку. В акті звірки часткові оплати видно окремими рядками з датами.
Чи може ФОП здавати в оренду нерухомість на єдиному податку?+
Так, у межах лімітів ПКУ п. 291.5.3: не більше 400 м² житлової та 900 м² нежитлової площі. Понад ліміт — лише на загальній системі або через ТОВ.
Чим накладна відрізняється від акта для орендодавців приміщень, техніки та обладнання?+
Накладна підтверджує передачу товару (матеріальних цінностей), акт — надання послуг чи виконання робіт. Якщо угода для орендодавців приміщень, техніки та обладнання змішана — наприклад, «Оренда офісного приміщення 45 м², місяць» плюс монтаж чи супровід — зазвичай оформлюють оба документи або один акт із товарними позиціями, залежно від договору.
Чи потрібна довіреність на отримання товару?+
Типова форма М-2 більше не обов'язкова: повноваження отримувача підтверджуються договором, довіреністю у вільній формі або підписом посадової особи. Для сфери «Оренда приміщень та обладнання» радимо вказувати ПІБ і посаду отримувача прямо в накладній.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; ПКУ ст. 201 (податкова накладна); Наказ Мінфіну №88 (первинні документи). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.