Акт виконаних робіт (наданих послуг) для орендодавців приміщень, техніки та обладнання підтверджує, що робота завершена і прийнята замовником. Для сфери «Оренда приміщень та обладнання» це головний документ для визнання доходу і витрат: саме дата акта, а не рахунка, визначає період, у якому послуга «Оренда офісного приміщення 45 м², місяць» потрапляє в облік обох сторін.
Що має містити акт для орендодавців приміщень, техніки та обладнання
Акт для орендодавців приміщень, техніки та обладнання має містити назву документа, дату складання, назви сторін, перелік виконаних робіт із обсягом і вартістю, загальну суму, посади і підписи відповідальних осіб. З 1 квітня 2026 року за Законом №4791-IX для більшості послуг підпис замовника не є обов'язковим — достатньо підпису виконавця, якщо договір не вимагає іншого. Виняток — підряд у будівництві, публічні кошти та оренда державного майна. Рядок «Відшкодування комунальних послуг за місяць» в акті має відповідати позиції рахунка один в один.
Як влаштований документообіг у сфері «Оренда приміщень та обладнання»
Оренда — це щомісячні платежі з фіксованою сумою, до яких додаються змінні комунальні витрати або оплата за понаднормове використання техніки. Орендодавцю важливо, щоб кожен місяць закривався документом, а прострочення було видно одразу: заборгованість за оренду накопичується непомітно. Для приміщень акт зазвичай підписують щомісяця або щокварталу; для оренди техніки — за фактом повернення з фіксацією стану.
ПДВ і система оподаткування
Орендодавці-ФОП 2–3 групи не виділяють ПДВ, але мають ліміт площі для здачі в оренду на єдиному податку (ПКУ п. 291.5.3). ТОВ на загальній системі нараховує ПДВ 20% на оренду; відшкодування комунальних послуг оподатковується залежно від того, включене воно у ціну оренди чи компенсується окремо. Дата акта за оренду — останній день місяця користування.
Типові позиції для орендодавців приміщень, техніки та обладнання
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Оренда офісного приміщення 45 м², місяць | міс | 1 | 18 000,00 | 18 000,00 |
| Відшкодування комунальних послуг за місяць | послуга | 1 | 3 200,00 | 3 200,00 |
| Оренда будівельного обладнання, доба | доба | 5 | 900,00 | 4 500,00 |
| Оренда переговорної кімнати, година | год | 6 | 400,00 | 2 400,00 |
| Разом | 28 100,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Акт за оренду датуйте останнім днем місяця, а обсяг вказуйте як «1 місяць» — так його приймає будь-яка бухгалтерія.
- Виставляйте рахунок за оренду наперед (до 5 числа) і вмикайте автоматичні нагадування — орендна заборгованість найчастіше виникає через забудькуватість, а не відмову платити.
- Комунальні витрати виставляйте окремим рахунком або рядком — так орендар бачить, що фіксована частина не змінилась.
- Для оренди техніки додавайте в акт стан обладнання при поверненні — це підстава для утримання з застави.
Як створити акт за 3 кроки
- 1
Оберіть рахунок або почніть з нуля
Акт для орендодавців приміщень, техніки та обладнання можна створити на основі вже виставленого рахунка — позиції на кшталт «Оренда офісного приміщення 45 м², місяць» скопіюються автоматично — або заповнити вручну.
- 2
Перевірте дату і підписанта
Дата акта — це дата фактичного завершення послуг для орендодавців приміщень, техніки та обладнання. Вкажіть, хто підписує з боку виконавця; поле підпису замовника додайте лише за потреби.
- 3
Завантажте PDF або надішліть
Готовий акт для орендодавців приміщень, техніки та обладнання зберігається у PDF із зафіксованим шаблоном; його можна надіслати контрагенту разом із рахунком одним листом або дати доступ у клієнтському кабінеті.
Часті запитання
Чи потрібен акт за оренду приміщення щомісяця?+
Для визнання витрат орендарем і доходу орендодавцем — так; на практиці сторони домовляються про щомісячний або щоквартальний акт у договорі. Регулярний рахунок і акт з однаковою назвою «Оренда за {місяць}» роблять цей процес автоматичним.
Як враховувати часткову оплату оренди?+
Рахунок отримує статус «Частково оплачено» із залишком; нагадування надсилаються саме на суму залишку. В акті звірки часткові оплати видно окремими рядками з датами.
Чи може ФОП здавати в оренду нерухомість на єдиному податку?+
Так, у межах лімітів ПКУ п. 291.5.3: не більше 400 м² житлової та 900 м² нежитлової площі. Понад ліміт — лише на загальній системі або через ТОВ.
Чи потрібен підпис замовника на акті для орендодавців приміщень, техніки та обладнання?+
Після Закону №4791-IX (діє з 01.04.2026) — у загальному випадку ні: акт для орендодавців приміщень, техніки та обладнання вважається дійсним із підписом виконавця, якщо договір не передбачає двостороннього підписання. Для будівельного підряду, публічних закупівель і оренди держмайна двосторонній підпис лишається обов'язковим.
Що робити, якщо замовник не підписує акт?+
Надішліть акт у спосіб, передбачений договором, і зафіксуйте дату відправлення. Для послуг у сфері «Оренда приміщень та обладнання» відсутність мотивованої відмови у визначений строк зазвичай означає прийняття робіт — пропишіть це у договорі заздалегідь.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; Закон №4791-IX від 24.02.2026 (спрощена форма акта); ЦКУ ст. 901–907 (договір про надання послуг). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.