Видаткова накладна для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб оформлює передачу товару від продавця покупцю і є первинним документом для обох сторін. У сфері «Логістика та вантажні перевезення» накладна часто йде у парі з рахунком і доставкою, тому важливо, щоб номенклатура («Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс»), кількість і одиниці виміру збігалися з тим, що фізично відвантажено.
Що має містити накладна для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб
Обов'язкові реквізити накладної для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб: номер і дата, назви та коди сторін, підстава (договір або рахунок), таблиця товарів з кодом чи артикулом, одиницею виміру, кількістю, ціною без ПДВ, сумою ПДВ і загальною вартістю, а також підписи «Відпустив» і «Отримав». Для товарів з держреєстрів корисно вказати код УКТ ЗЕД або ДКПП — Platix підставляє його з картки товару, наприклад для позиції «Кілометраж понад маршрут, км».
Як влаштований документообіг у сфері «Логістика та вантажні перевезення»
Перевізник рахує рейси, кілометри й години простою, а замовник хоче бачити один документ на маршрут із ТТН у додатку. Експедитори працюють як посередники: їхня винагорода — окремий рядок, а вартість перевезення часто перевиставляється. Оплата зазвичай з відтермінуванням 7–30 днів, тому важливі термін оплати в рахунку, автоматичні нагадування і швидка звірка, коли рейсів десятки на місяць.
ПДВ і система оподаткування
Дрібні перевізники — ФОП 3 групи без ПДВ або з ПДВ 3%+ПДВ; транспортні компанії — ТОВ з ПДВ 20%. Міжнародні перевезення оподатковуються ПДВ за ставкою 0% (ПКУ п. 195.1.3) за наявності міжнародної ТТН (CMR). Експедиторська винагорода і вартість перевезення — різні об'єкти оподаткування, тож у рахунку їх показують окремо.
Типові позиції для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс | послуга | 1 | 14 000,00 | 14 000,00 |
| Кілометраж понад маршрут, км | км | 120 | 28,00 | 3 360,00 |
| Простій під навантаженням, година | год | 3 | 350,00 | 1 050,00 |
| Експедиторська винагорода | послуга | 1 | 1 500,00 | 1 500,00 |
| Разом | 19 910,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Накладна для перевізника не потрібна — товар належить замовнику; передачу підтверджує ТТН.
- Вказуйте маршрут, дату рейсу і номер ТТН/CMR у назві позиції — замовник звірятиме саме за ними.
- Ставте термін оплати в рахунку і вмикайте нагадування за 3 дні до нього та в день прострочення.
- Експедиторську винагороду виставляйте окремим рядком від вартості перевезення.
Як створити накладна за 3 кроки
- 1
Створіть накладну з рахунка
Відкрийте виставлений рахунок для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб і натисніть «Створити накладну» — позиції на кшталт «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс» і реквізити сторін перенесуться автоматично.
- 2
Уточніть кількість і підставу
Якщо відвантажено частину замовлення, змініть кількість — накладна для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб може покривати частину рахунка. Вкажіть номер договору або рахунка як підставу.
- 3
Роздрукуйте або надішліть PDF
Накладна для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб друкується у два примірники з полями підписів або надсилається у PDF; підписаний скан можна прикріпити до документа в кабінеті.
Часті запитання
Як оформити рахунок за перевезення з простоєм і додатковим кілометражем?+
Три рядки: базовий рейс за маршрутом, кілометраж понад маршрут (км × тариф) і простій (години × тариф). У примітках — номер ТТН і дата рейсу. Акт створюється з рахунка з тими самими рядками.
Яка ставка ПДВ на міжнародні перевезення?+
0% за ПКУ п. 195.1.3 на всій протяжності маршруту, якщо є єдиний міжнародний перевізний документ (CMR). Внутрішні перевезення платника ПДВ оподатковуються 20%.
Як контролювати оплати від десятків замовників з відтермінуванням?+
Дашборд «До отримання» показує суму й кількість прострочених рахунків; нагадування платникам надсилаються за розкладом. Раз на місяць надсилайте акт звірки великим замовникам — це прискорює оплату.
Чим накладна відрізняється від акта для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб?+
Накладна підтверджує передачу товару (матеріальних цінностей), акт — надання послуг чи виконання робіт. Якщо угода для перевізників, експедиторів і кур'єрських служб змішана — наприклад, «Перевезення вантажу Київ — Львів, рейс» плюс монтаж чи супровід — зазвичай оформлюють оба документи або один акт із товарними позиціями, залежно від договору.
Чи потрібна довіреність на отримання товару?+
Типова форма М-2 більше не обов'язкова: повноваження отримувача підтверджуються договором, довіреністю у вільній формі або підписом посадової особи. Для сфери «Логістика та вантажні перевезення» радимо вказувати ПІБ і посаду отримувача прямо в накладній.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; ПКУ ст. 201 (податкова накладна); Наказ Мінфіну №88 (первинні документи). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.