Видаткова накладна для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів оформлює передачу товару від продавця покупцю і є первинним документом для обох сторін. У сфері «Інтернет-магазини та e-commerce» накладна часто йде у парі з рахунком і доставкою, тому важливо, щоб номенклатура («Бездротові навушники, модель X200»), кількість і одиниці виміру збігалися з тим, що фізично відвантажено.
Що має містити накладна для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів
Обов'язкові реквізити накладної для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів: номер і дата, назви та коди сторін, підстава (договір або рахунок), таблиця товарів з кодом чи артикулом, одиницею виміру, кількістю, ціною без ПДВ, сумою ПДВ і загальною вартістю, а також підписи «Відпустив» і «Отримав». Для товарів з держреєстрів корисно вказати код УКТ ЗЕД або ДКПП — Platix підставляє його з картки товару, наприклад для позиції «Чохол захисний для смартфона».
Як влаштований документообіг у сфері «Інтернет-магазини та e-commerce»
Інтернет-магазин щодня генерує десятки замовлень, і документ на кожне має з'явитися автоматично: рахунок при оформленні, накладна при відправленні, підтвердження оплати — за виписками банку. Оплата за IBAN замість еквайрингу економить 1,5–2,7% з кожного чека, але вимагає, щоб платіж сам зіставлявся з замовленням — інакше менеджер вручну шукатиме оплати. Для B2B-покупців потрібні рахунок і накладна на юрособу.
ПДВ і система оподаткування
Магазини-ФОП 3 групи (5%) не виділяють ПДВ і мають ліміт доходу; при його перевищенні або торгівлі підакцизними товарами — загальна система з ПДВ 20%. Для платників ПДВ дата відвантаження (накладна) або оплати визначає першу подію. Продаж фізособам через сайт потребує фіскального чека (РРО/ПРРО) незалежно від того, як оформлено рахунок.
Типові позиції для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів
| Назва | Од. | К-сть | Ціна, ₴ | Сума, ₴ |
|---|---|---|---|---|
| Бездротові навушники, модель X200 | шт | 2 | 2 490,00 | 4 980,00 |
| Чохол захисний для смартфона | шт | 3 | 349,00 | 1 047,00 |
| Доставка кур'єром по місту | послуга | 1 | 90,00 | 90,00 |
| Подарункове пакування | шт | 2 | 60,00 | 120,00 |
| Разом | 6 237,00 | |||
Суми орієнтовні — у генераторі ці позиції вже підставлені, змініть ціни під свій прайс.
Поради
- Накладна на замовлення юрособі: артикул, код УКТ ЗЕД, кількість, ціна без ПДВ і сума ПДВ окремо.
- Створюйте замовлення і рахунок з API або через інтеграцію з CRM — вручну документи на потік замовлень не встигнеш оформлювати.
- Використовуйте короткий код замовлення у призначенні платежу: оплата за випискою зіставиться автоматично.
- Для юросіб-покупців додавайте до накладної код УКТ ЗЕД товару — їхня бухгалтерія просить це для податкової накладної.
Як створити накладна за 3 кроки
- 1
Створіть накладну з рахунка
Відкрийте виставлений рахунок для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів і натисніть «Створити накладну» — позиції на кшталт «Бездротові навушники, модель X200» і реквізити сторін перенесуться автоматично.
- 2
Уточніть кількість і підставу
Якщо відвантажено частину замовлення, змініть кількість — накладна для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів може покривати частину рахунка. Вкажіть номер договору або рахунка як підставу.
- 3
Роздрукуйте або надішліть PDF
Накладна для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів друкується у два примірники з полями підписів або надсилається у PDF; підписаний скан можна прикріпити до документа в кабінеті.
Часті запитання
Як приймати оплату за замовлення на IBAN замість еквайрингу?+
При оформленні замовлення створюйте платіжне посилання через API Platix: покупець отримує сторінку з кнопками банків і QR-кодом. Оплата надходить на ваш IBAN без комісії за транзакцію, а при підключеному банку статус замовлення оновлюється автоматично.
Чи потрібна накладна на кожне замовлення фізособі?+
Для фізичних осіб достатньо фіскального чека і товарного чека або накладної на вимогу. Для покупців-юросіб видаткова накладна обов'язкова — створюйте її з рахунка при відправленні замовлення.
Як звіряти оплати з сотнями замовлень?+
Підключіть банк (mono/Privat) або імпортуйте виписку: платежі з кодом замовлення в призначенні зіставляються автоматично, решта — за сумою. Незіставлені оплати видно окремим списком.
Чим накладна відрізняється від акта для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів?+
Накладна підтверджує передачу товару (матеріальних цінностей), акт — надання послуг чи виконання робіт. Якщо угода для інтернет-магазинів, маркетплейс-продавців і дропшиперів змішана — наприклад, «Бездротові навушники, модель X200» плюс монтаж чи супровід — зазвичай оформлюють оба документи або один акт із товарними позиціями, залежно від договору.
Чи потрібна довіреність на отримання товару?+
Типова форма М-2 більше не обов'язкова: повноваження отримувача підтверджуються договором, довіреністю у вільній формі або підписом посадової особи. Для сфери «Інтернет-магазини та e-commerce» радимо вказувати ПІБ і посаду отримувача прямо в накладній.
Нормативна база: Закон №996-XIV, ст. 9; ПКУ ст. 201 (податкова накладна); Наказ Мінфіну №88 (первинні документи). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — перевіряйте актуальні норми або радьтеся з бухгалтером.